Eko Yuliyanto: SISTEM INFORMASI KEUANGAN BESERTA IMPLEMENTASI ANALISA PERANCANGAN

Rabu, 22 Januari 2014

SISTEM INFORMASI KEUANGAN BESERTA IMPLEMENTASI ANALISA PERANCANGAN

Published : Rabu, Januari 22, 2014 Author : Eko Yuliyanto S

I. PEMBAHASAN

Pengertian Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai di seluruh organisasi perusahaan.

Sistem informasi keuangan merupakan bagian dari SIM yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah keuangan. Secara umum sistem informasi keuangan memiliki sistem pemasukan yang terdiri dari subsistem data processing didukung oleh internal audit subsystem yang menyediakan data dan informasi internal. Untuk perusahaan besar biasanya memiliki staf internal auditors yang bertanggungjawab terhadap perawatan integritas sistem keuangan perusahaan. Orang yang ahli dalam bidang ini disebut EDP auditors. Sebagaimana subsistem lainnya, sistem ini juga dilengkapi financial intelligence subsystem, yang mengumpulkan informasi dari lingkungan. Dibawah ini adalah Bagan Sistem Informasi Keuangan secara umum pada perusahaan yang terdiri dari Sub System Input dan Sub System Output.

II. PENJELASAN SUB SISTEM INPUT DAN OUTPUT

A. Sub Sistem Input, terdiri dari 3 Sub Sistem yaitu :

1. Sub Sistem SIA : Sistem Informasi Akuntansi merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen. Sistem Informasi Manajemen digunakan oleh pihak manajemen dalam menjalankan bisnis perusahaan. Sehingga Sistem Informasi Akuntansi dalam hal ini juga sebagai sumber informasi yang berguna dalam mencapai tujuan perusahaan yang terangkum dalam Sistem Informasi Manajemen. Data akuntansi berperan penting dalam Sistem Informasi Keuangan, hal ini disebabkan oleh beberapa hal yaitu :

Catatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan
Catatan dibuat untuk setiap transaksi (menjelaskan apa, kapan, siapa, berapa)
Sistem Informasi Akuntansi merupakan satu-satunya komponen input yang terdapatpada seluruh sistem informasi fungsional.

2. Sub Sistem Audit Internal, merupakan badan yang melaksanakan aktivitas internal auditing, berusaha untuk menyempurnakan dan melengkapi setiap kegiatan dengan penilaian langsung atas setiap bentuk pengawasan untuk dapat mengikuti perkembangan dunia usaha yang semakin kompleks. Subsistem Audit Internal dirancang secara khusus untuk melakukan studi khusus mengenai operasi perusahaan.

Terdapat dua jenis auditor yaitu auditor eksternal yang biasa terdapat pada perusahaan kecil, dan auditor internal yang biasanya dimiliki oleh perusahaan besar. Terdapat 4 kegiatan dasar di dalam komponen Audit Internal, yaitu:

Keuangan, yaitu kegiatan menguji keakuratan dari catatan perusahaan dan merupakan jenis kegiatan yang dilakukan oleh auditor eksternal.
Operasional, yaitu kegiatan memeriksa efektivitas prosedur. Kegiatan ini dilakukan oleh analis sistem selama tahap analisis siklus hidup sistem.
Kesesuaian, yaitu kegiatan yang merupakan lanjutan dari kegiatan operasional. Audit kesesuaian akan berlanjut terus, sehingga prosedur di perusahaan akan terus berjalan dengan baik.
Rancangan Sistem Pengendalian Internal, yaitu kegiatan yang merupakan rencana untuk pelaksanaan audit-audit agar dapat berjalan lebih baik.

3. Sub Sistem Intelijen Keuangan, yaitu mengumpulkan data dari masyarakat keuangan yaitu bank, agen pemerintah, pasar pengaman dan sebagainya. Komponen ini memonitor denyut nadi ekonomi nasional dan memberikan informasi kepada eksekutif perusahaan dan analisis keuangan mengenai trend yang dapat mempengaruhi perusahaan. Berperan untuk digunakan mengidentifikasikan sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik. Informasi yang diperoleh berasal dari beberapa pihak antara lain :

Informasi pemegang saham, contoh: Laporan tahunan atau triwulan.
Informasi Masyarakat Keuangan.
Pengaruh lingkungan pada arus uang (Pemerintah Pusat dan Daerah)

B. Sub Sistem Output, juga terdiri dari 3 Sub Sistem yaitu :

1. Sub Sistem Peramalan, yaitu kegiatan matematis tertua dalam bisnis, dimana pada komponen Peramalan memproyeksikan aktivitas perusahaan untuk jangka waktu sepuluh tahun atau lebih. Aktivitas tahun yang akan datang terutama dipengaruhi oleh permintaan pasar dan hambatan internal seperti kapasitas produksi, dan keuangan yang ada. Bila jangka waktu peramalan tersebut panjang, maka pengaruh lingkungan meningkat.

Terdapat dua metode peramalan, yaitu:
(a) Metode peramalan nonkuantitatif, yaitu metode peramalan yang tidak melibatkan perhitungan data tetapi didasarkan pada penaksiran subyektif (contoh: Teknik consensus panel dan Metode Delphi)
(b) Metode Kuantitatif, yaitu metode peramalan yang melibatkan pembuatan suatu hubungan antara kegiatan yang akan diramal (variable terikat) dengan kegiatan lain (variable bebas) (contoh: regresi sederhana atau regresi bivariate dan Multivariate regression – paket statistik (IDA, SAS, SPSS))

2. Sub Sistem Manajemen Dana, yaitu bertugas untuk mengelola arus keuangan, dan menjaganya agar tetap seimbang dan positif. Subsistem Manajemen Dana menggunakan proyeksi aktivitas perusahaan untuk menentukan arus uang keluar masuk perusahaan. Manajer dapat mensimulasi beberapa strategi yang dirancang untuk mencapai keseimbangan yang terbaik mengenai arus masuk dan keluar selama jangka waktu yang akan datang, misalnya waktu yang akan datang. Arus yang seimbang mengurangi kebutuhan yang tidak penting mengenai modal operasi pinjaman yang tidak diperlukan dan meningkatkan pendapatan dari dana yang telah diinvestasikan.

3. Sub Sistem Pengendalian, yaitu kegiatan yang memudahkan manajer untuk menggunakan secara efektif semua sumber daya yang tersedia. Komponen ini terdiri atas program yang menggunakan data yang dikumpulkan oleh komponen pemroses data, guna untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan bagaimana uang tersebut digunakan. Laporan itu biasanya membandingkan penampilan keuangan yang sebenarnya dengan anggaran. Komponen pengendalian memungkinkan manajer untuk mengontrol penggunaan anggaran.

III. PENERAPAN SI KEUANGAN PADA SMK NEGERI 1 GIRISUBO (CONTOH KASUS)

3.1 PENDAHULUAN

Dalam beberapa tahun ini, teknologi komputer sebagai pengolah data telah berkembang sangat pesat, hal itu dapat dilihat dalam berbagai aspek kehidupan, misalnya pada instansi pemerintahan, instansi pendidikan, komunikasi, bisnis maupun ekonomi, semua aspek tersebut membutuhkan komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan pekerjaan. Saat ini komputer sudah menjadi kebutuhan pokok bagi sebuah instansi, karena dengan adanya komputer maka proses penghitungan maupun pengolahan data akan menjadi lebih cepat. Dengan berkembangnya teknologi komputer saat ini memungkinkan pengguna dapat mengolah data secara cepat dan akurat, salah satunya adalah pengolahan data dengan menggunakan database sebagai tempat penyimpanan data yang diolah.

Pada bagian keuangan di sekolah merupakan bagian yang amat penting karena setiap kegiatan yang ada di sekolah pasti akan membutuhkan uang. Pada SMK Negeri 1 Girisubo, proses pengolahan data khususnya bagian keuangan belum terkomputerisasi karena masih menggunakan software umum yaitu Microsoft Excel dan juga pencatatan secara manual, yang mana dengan menggunakan Microsoft Excel pengolahan datanya masih kurang efektif dan sering terjadi kesalahan.

Maka dari uraian diatas, dapat diambil rumusan masalah yaitu bagaimana membuat sebuah Sistem Informasi Keuangan pada SMK Negeri 1 Girisubo ?

3.2 PROGRAM APLIKASI

Kami menggunakan program aplikasi Visual basic 6.0, yaitu salah satu aplikasi untuk membuat system informasi database. Visual basic 6.0 ini adalah terusan dari visual basic 1 sampai 5. walau agak tertinggal, tapi aplikasi software ini masih digunakan untuk pengimplementaisannya di dalam pembuatan sistem database. Visual basic 6.0 ini sering juga di gunakan dalam perhitungan gaji, penjualan barang dan lain-lain. visual basic ini support dengan operating sistem windows.

Dan untuk program database nya kami menggunakan Microsoft SQL Server 2000, merupakan sebuah perangkat lunak Relational Database Management System (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas

3.3 PERANCANGAN SISTEM

Untuk mengidentifikasi masalah yang ada, yaitu masalah yang terjadi pada Sistem Keuangan di SMKN 1 Girisubo, jenis analisis yang dilakukan yaitu analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, dan services) yang merupakan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan sistem, dan pelayanan.

3.4 FLOWCHART SISTEM

Flowchart sistem yang diusulkan untuk Sistem Informasi Keuangan pada SMKNegeri 1 Girisubo yaitu sebagai berikut :

3.5 DFD

Data Flow Diagram yang dibuat secara keseluruhan pada Sistem Informasi Keuangan SMK Negeri 1 Girisubo adalah sebagai berikut :

3.6 RELASI ANTAR TABEL

Merupakan bagan yang menggambarkan hubungan antar tabel satu dengan tabel yang lain sehingga membentuk Basis Data. Relasi antar tabel yang dibuat pada Sistem Informasi Keuangan sekolah yaitu sebagai berikut :

3.7 TAHAP IMPLEMENTASI

Pada tahap implementasi yaitu merupakan tahap dimana Sistem Informasi yang telah dibuat telah digunakan oleh pengguna. Tahap implementasi itu sendiri terdiri dari beberapa tahap, yaitu :

1. Menerapkan rencana implementasi
2. Melakukan kegiatan implementasi
3. Tindak lanjut implementasi

3.8 ANALISA

Dari hasil pengujian sistem dan analisa yang diperoleh, didalam Bagian Keuangan SMK Negeri 1 Girisubo yang sebelumnya belum terkomputerisasi menjadi Sistem Informasi Keuangan yang terkomputerisasi (Sistem baru), maka dapat ditarik analisa nya sebagai berikut ini :