SISTEM INFORMASI AKADEMIK (ACADEMIC INFORMATION SYSTEM)
Deskripsi
Umum
Sistem Informasi Akademik merupakan sistem yang mengolah data dan melakukan
proses kegiatan akademi yang melibatkan antara mahasiswa, dosen, administrasi
akademik, keuangan dan data atribut lainnya .Sistem informasi Akademik
melakukan kegiatan proses administrasi mahasiswa dalam melakukan kegiatan
administrasi akademik , melakukan proses pada
transaksi belajar-mengajar antara dosen dan mahasiswa, melakukan proses administrasi
akademi baik yang menyangkut kelengkapan dokumen dan biaya yang muncul pada
kegiatan registrasi ataupun kegiatan operasional harian administrasi akademik.
Proses pengolahan data keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi keuangan
yang dilakukan oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem Informasi
Akademi dapat melakukan update untuk data mahasiswa. Beberapa bagian yang
bersangkutan dengan modul keuangan dapat diintegrasikan dibawah Sistem
Informasi Akademik, modul keuangan dapat berupa kegiatan transaksi akutansi
ataupun kegiatan transaksi kepegawaian yang merupakan proses yang terjadi pada
kegiatan di Universitas ataupun Akademik .
Deskripsi
Modul
Dijelaskan beberapa modul yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akademik, yaitu
:
1)
Modul
Registrasi Mahasiswa
Terdiri dari proses registrasi ulang dimana mahasiswa melakukan pendaftaran
ulang dengan mengisi formulir, berupa form manual ataupun form entry yang
berbasis web ( Front End Web ), pencetakan kartu status sementara, update data
antara matakuliah, jadwal, dosen dan mahasiswa.
2)
Modul
Administrasi keuangan
a) Sub modul transaksi pembayaran dilakukan pada bagian
administrasi keuangan, dimana terdapat aplikasi berupa form entry untuk
data-data pembayaran dan melakukan update terhadap data mahasiswa & pencentakan
slip pembayaran.
b) Sub modul Monitoring , dilakukan pengecekan data
terhadap data-data mahasiwa yang belum melakukan pembayaran secara lunas, sehingga
data-data mahasiswa secara administrasi keuangan dapat dimonitor. Proses ini
mendukung modul register dimana terjadi pengecekan terhadap mahasiswa yang
sudah/belum membayar tunggakan, sehingga hanya mahasiswa yang telah membayar tunggakan
dapat melakukan proses registrasi.
c) Sub modul Pelaporan , ditujukan untuk melakukan
kegiatan pelaporan data keuangan , laporan berkala ataupun laporan harian transaksional
. Modul ini dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan sistem.
3)
Modul
Internal Akademik
a) Sub modul transaksi, dimana dilakukan proses entry
terhadap data-data dosen, kelas, jadwal, status, dan informasi tambahan yang dibutuhkan.
Pada modul ini aplikasi dapat dikembangkan baik secara web ataupun dengan
menggunakan Visual Programing.3.2 Sub Modul Monitoring dimana dilakukan
monitoring data terhadap kegiatan belajar mengajar dimana terdapat proses
absensi terhadap data mahasiswa dan statistik data mahasiswa.
b)
Sub Modul Pelaporan, terdapat proses pembuatan
pelaporan terhadap kegiatan belajar mengajar yang dibuat secara terstruktur,
sehingga informasi tersebut merupakan informasi yang valid untuk kegiatan pelaporan,
baik pelaporan harian ataupun pelaporan terjadwal .
4)
Modul
Kepegawaian
a)
Sub Modul transaksi Pegawai, sub modul yang ditujukan
untuk pengolahan data pegawai, absensi, status, pangkat, cuti, indeks prestasi,
gaji dan data atribut yang bersangkutan dengan pegawai .4.2 Pelaporan &
statistic.
5)
Modul
Penerimaan Mahasiswa Baru
Modul ini melakukan proses penerimaan mahasiswa baru,
dilakukan secara on-line melalui web. Pada modul ini terdapat entry data berupa
data-data calon mahasiswa yang akan mendaftar ujian masuk, pencetakan kartu
tanda ujian, transaksi data dan pelaporan data transaksi pendaftaran.
SISTEM
INFORMASI PEMASARAN (MARKETING INFORMATION SYSTEM)
Sesuai perkembangan sekarang, perusahaan yang
menggunakan TPS ( Transaction Processing Unit) database yang ada dapat
digabungkan dengan database non transaksi yang berasal dari sistem informasi
fungsional. Gabungan database ini dapat digunakan oleh manajer semua level
untuk membuat laporan, salah satu sistem fungsional yangg akan kita bahas sekarang
adalah sistem informasi pemasaran.
Sistem informasi pemasaran (SIMPEM)
atau marketing information system (MKTIS) merupakan sistem informasi yang
ditekan difungsi pemasaran. SIMPEM mempunyai 6 komponen yang sama dengan sistem
informasi secara umum yaitu input,
model, output, basis data, teknologi dan kontrol. Perbedaan
komponen-komponen ini antar sistem-sistem informasi lainnnya adalah konteks
letak dan sistem informasinya.
1)
Komponen
output pemasaran
Lima kelompok informasi umumnya semuanya dibutuhkan oleh manajemen difungsi
pemasaran. Kelompok output lebih kenal dengan istilah 4P dan 1 integration mix.
Keempat P adalah :
a)
Product
(produk) berhubungan dengan informasi tentang produk yang dijual oleh perusahaan
b)
.promotion
(promosi) merupakan sistem pengiklanan produk
c)
Place
(tempat) berhubungan dengan informasi tentang jaringan distribusi pemasarannya.
d) Price
(harga) merupakan informasi yang berguna bagi manajer untuk menentukan dan
menganalisis harga dari produk
e) Gabungan
integrasi (integration mix) berguna bagi manajer untuk membuat
strategi yang menggabungkan keempat spek pemasaran tersebut (misalnya informasi
tentang peramalan penjualan membutuhkan informasi produk, tempat, promosi dan
harga perkiraannya)
2)
Komponen Model
Pemasaran
Model ini digunakan untuk menghasilakan informasi yang relevan yang sesuai
dengan kebutuhan pemakaian sistemnya. Model di sistem informasi banyak
digunakan unutk menghaislkan laporan untuk keperluan anggaran operasi, strategi
penentuan harga produk, evaluasi produk baru, pemilihan lokasi fasilitas,
evaluasi penghapusan produk lama,
penunjukan salesman, penentuan rute pengiriman yang paling optimal, pemilihan
media iklan yang paling efektif dan untuk persetujuan kredit.
3)
Komponen
basis data pemasaran
Basis data pemasaran dibutuhkan untuk menghasilkan informasi-informasi yang
dibutuhkan oleh semua manajer pemasaran. Basis data ini dibentuk dari input
yang dimasukan ke sistem informasi ini. Basis data pemasaran ini terdiri dari
riset pemasaran, data eksternal pemasaran dan data keuangan pemasaran sebagai
berikut ini :
File di Basis data pemasaran
|
Nama file basis data pemasaran
|
Sumber data
|
|
Perilaku konsumen
|
Riset pemasara
|
|
Kebutuhan konsumen
|
Riset pemasara
|
|
Data pesaing
|
Eksternal (intellegent)
|
|
Peraturan pemerintah
|
Eksternal (intellegent)
|
|
Kondisi ekonomi
|
Eksternal (intellegent)
|
|
Transaksi penjualan
|
Sistem Informasi Akutansi- Siklus
Pendapatan
|
|
Piutang dagang
|
Sistem Informasi Akutansi- Siklus
Pendapatan
|
|
Back order
|
Sistem Informasi Akutansi- Siklus
Pendapatan
|
|
Data pelanggan
|
Sistem Informasi Akutansi- Siklus
Pendapatan
|
|
Data salesmen
|
Sistem Informasi Akutansi- Siklus
Pendapatan
|
|
Data distributor
|
Sistem Informasi Akutansi- Siklus
Pendapatan
|
|
Retur penjualan
|
Sistem Informasi Akutansi- Siklus
Pendapatan
|
4)
Komponen
input pemasaran
Untuk menghasilakn informasi yang dibutuhkan basis data harus dirancang dan
diisi data-datanya. Data dari sistem informasi pemasaran diperoleh dari dua
sumber, yaitu ;
a) Sumber
Internal terdiri dari dua bagiannya yaitu data keuangan dan data non-keuangan. Data
keuangan sudah disimpan di baisis data akutansi dalam sistem TPS dan tidak
perlu dikumpulkan lagi oleh sistem informasi pemasaran.
b) Sumber eksternal dibutuhkan
untuk informasi-informasi manajemen tingkat atas. Sumber data pemasaran
eksternal disebut juga dengan marketing intelligent
data. Data pemasaran eksternal berhubungan dengan data pesaing, industri,
aturan-aturan pemrintah. Data ekstrernal dapat dilihat dari pihak lain yang
menjual basis data baik secara off-line atau on-line atau dapat dikumpulkan
sendiri oleh pihak perusahaan.
SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI (TRANSACTION PROCESSING SYSTEM)
I.
Pengertian
Sistem Pengolahan Transaksi
(Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu
utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang
ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem
pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung
operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan
mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,
misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi
eksekutif.
II.
Alasan adanya sistem pemrosesan transaksi, yaitu :
a) Pengumpulan Data :
setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya dalam
penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data
transaksi yang bersumber dari lingkungan.
b) Manipulasi Data :
data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan
sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi
bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi.
III. Beberapa tugas
manipulasi data adalah sebagai berikut :
1) Klassifikasi : data
dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut jenis kelamin,
menurut agama, menurut golongan, dsb.
2) Sortir : data
diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencarian data,
misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.
3) Perhitungan :
melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnya
menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah
hutang pelanggan, dsb.
4)
Pengikhtisaran :
melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa data menjadi total,
sub-total, rata-rata, dsb.
5) Penyimpanan data :
data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siap memenuhi
kebutuhan para pengguna.
6) Penyiapan dokumen :
beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhi keperluan unit-unit
kerja dalam organisasi.
IV.
Sistem pengolahan transaksi memiliki beberapa
karakteristik, antara lain sebagai berikut:
1)
Volume data yang
di-proses relatif sangat besar.
2)
Kapasitas penyimpanan
data (database) tentu sangat besar.
3)
Kecepatan pengolahan
di-perlukan sangat tinggi agar data yang banyak bisa diperoses dalam waktu
singkat.
4)
Sumber data umumnya
internal dan keluarannya umumnya untuk keperluan internal.
5)
Pengolahan data biasa
dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan, dsb.
6)
Orientasi data yang
dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu.
7)
Masukan dan keluaran
terstruktur, data diformat menurut suatu standar.
8)
Komputasi tidak
terlalu rumit.
V.
Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat
macam, yaitu:
1) Batch processing :
data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atau ditumpuk, lalu
diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antara jam 8:00
sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00 sampai dengan jam
17:00.
2) Online processing :
data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima, yang
mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya pemrosesan
yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.
3) Real-time processing :
pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan
pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan data
hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.
4) Inline processing:
biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antara
batch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di
supermarket, dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung
dilakukan (online), tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang
dilakukan setiap jam 10:00 malam.
Selain itu seiring dengan perkembangan teknologi
komunikasi dan teknologi internet maka dilahirkan sistem client-server yang populer
dengan nama On Line Transaction Processing (OLTP). Prosedur pengolahan mirip
dengan online-processing, perbedaan-nya adalah pada teknologi jaringan. Online
processing menggunakan arsitektur jaringan terpusat (host-based) sementara OLTP
menggunakan arsitektur client/server. Perkembangan dari OLTP melahirkan
Customer Integrated System (CIS) yaitu sistem OLTP dimana user/pengguna
melakukan sendiri transaksinya secara online, misalnya sistem mesin ATM
(automatic teller machine), atau e-commerce (perdagangan lewat fasilitas
elektronik).
Sumber :
http://ismakurniawawan.blogspot.com/2012/12/sistem-informasi-akademik.html
HM, Jugiyanto. 2003. sistem teknologi
informasi. Yogyakarta : ANDI.
