Kamis, 07 November 2013

SISTEM INFORMASI AKADEMIK, SISTEM INFORMASI PEMASARAN, SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI


SISTEM INFORMASI AKADEMIK (ACADEMIC INFORMATION SYSTEM)


Deskripsi Umum
Sistem Informasi Akademik merupakan sistem yang mengolah data dan melakukan proses kegiatan akademi yang melibatkan antara mahasiswa, dosen, administrasi akademik, keuangan dan data atribut lainnya .Sistem informasi Akademik melakukan kegiatan proses administrasi mahasiswa dalam melakukan kegiatan administrasi akademik , melakukan proses pada  transaksi belajar-mengajar antara dosen dan mahasiswa, melakukan proses administrasi akademi baik yang menyangkut kelengkapan dokumen dan biaya yang muncul pada kegiatan registrasi ataupun kegiatan operasional harian administrasi akademik. Proses pengolahan data keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem Informasi Akademi dapat melakukan update untuk data mahasiswa. Beberapa bagian yang bersangkutan dengan modul keuangan dapat diintegrasikan dibawah Sistem Informasi Akademik, modul keuangan dapat berupa kegiatan transaksi akutansi ataupun kegiatan transaksi kepegawaian yang merupakan proses yang terjadi pada kegiatan di Universitas ataupun Akademik .

Deskripsi Modul
Dijelaskan beberapa modul yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akademik, yaitu :
1)      Modul Registrasi Mahasiswa
Terdiri dari proses registrasi ulang dimana mahasiswa melakukan pendaftaran ulang dengan mengisi formulir, berupa form manual ataupun form entry yang berbasis web ( Front End Web ), pencetakan kartu status sementara, update data antara matakuliah, jadwal, dosen dan mahasiswa.
2)      Modul Administrasi keuangan
a)     Sub modul transaksi pembayaran dilakukan pada bagian administrasi keuangan, dimana terdapat aplikasi berupa form entry untuk data-data pembayaran dan melakukan update terhadap data mahasiswa & pencentakan slip pembayaran.
b)   Sub modul Monitoring , dilakukan pengecekan data terhadap data-data mahasiwa yang belum melakukan pembayaran secara lunas, sehingga data-data mahasiswa secara administrasi keuangan dapat dimonitor. Proses ini mendukung modul register dimana terjadi pengecekan terhadap mahasiswa yang sudah/belum membayar tunggakan, sehingga hanya mahasiswa yang telah membayar tunggakan dapat melakukan proses registrasi.
c)    Sub modul Pelaporan , ditujukan untuk melakukan kegiatan pelaporan data keuangan , laporan berkala ataupun laporan harian transaksional . Modul ini dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan sistem.
3)      Modul Internal Akademik
a)    Sub modul transaksi, dimana dilakukan proses entry terhadap data-data dosen, kelas, jadwal, status, dan informasi tambahan yang dibutuhkan. Pada modul ini aplikasi dapat dikembangkan baik secara web ataupun dengan menggunakan Visual Programing.3.2 Sub Modul Monitoring dimana dilakukan monitoring data terhadap kegiatan belajar mengajar dimana terdapat proses absensi terhadap data mahasiswa dan statistik data mahasiswa.
b)        Sub Modul Pelaporan, terdapat proses pembuatan pelaporan terhadap kegiatan belajar mengajar yang dibuat secara terstruktur, sehingga informasi tersebut merupakan informasi yang valid untuk kegiatan pelaporan, baik pelaporan harian ataupun pelaporan terjadwal .
4)      Modul Kepegawaian
a)         Sub Modul transaksi Pegawai, sub modul yang ditujukan untuk pengolahan data pegawai, absensi, status, pangkat, cuti, indeks prestasi, gaji dan data atribut yang bersangkutan dengan pegawai .4.2 Pelaporan & statistic.
5)      Modul Penerimaan Mahasiswa Baru
Modul ini melakukan proses penerimaan mahasiswa baru, dilakukan secara on-line melalui web. Pada modul ini terdapat entry data berupa data-data calon mahasiswa yang akan mendaftar ujian masuk, pencetakan kartu tanda ujian, transaksi data dan pelaporan data transaksi pendaftaran.


SISTEM INFORMASI PEMASARAN (MARKETING INFORMATION SYSTEM)

Sesuai perkembangan sekarang, perusahaan yang menggunakan TPS ( Transaction Processing Unit) database yang ada dapat digabungkan dengan database non transaksi yang berasal dari sistem informasi fungsional. Gabungan database ini dapat digunakan oleh manajer semua level untuk membuat laporan, salah satu sistem fungsional yangg akan kita bahas sekarang adalah sistem informasi pemasaran.
Sistem informasi pemasaran (SIMPEM) atau marketing information system (MKTIS) merupakan sistem informasi yang ditekan difungsi pemasaran. SIMPEM mempunyai 6 komponen yang sama dengan sistem informasi secara umum yaitu input, model, output, basis data, teknologi dan kontrol. Perbedaan komponen-komponen ini antar sistem-sistem informasi lainnnya adalah konteks letak dan sistem informasinya.
1)      Komponen output pemasaran
Lima kelompok informasi umumnya semuanya dibutuhkan oleh manajemen difungsi pemasaran. Kelompok output lebih kenal dengan istilah 4P dan 1 integration mix. Keempat P adalah :
a)      Product (produk) berhubungan dengan informasi tentang produk yang dijual oleh perusahaan
b)      .promotion (promosi) merupakan sistem pengiklanan produk
c)      Place (tempat) berhubungan dengan informasi tentang jaringan distribusi pemasarannya.
d)    Price (harga) merupakan informasi yang berguna bagi manajer untuk menentukan dan menganalisis harga dari produk
e) Gabungan integrasi (integration mix) berguna bagi manajer untuk membuat strategi yang menggabungkan keempat spek pemasaran tersebut (misalnya informasi tentang peramalan penjualan membutuhkan informasi produk, tempat, promosi dan harga perkiraannya)
2)      Komponen Model Pemasaran
Model ini digunakan untuk menghasilakan informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pemakaian sistemnya. Model di sistem informasi banyak digunakan unutk menghaislkan laporan untuk keperluan anggaran operasi, strategi penentuan harga produk, evaluasi produk baru, pemilihan lokasi fasilitas, evaluasi penghapusan produk  lama, penunjukan salesman, penentuan rute pengiriman yang paling optimal, pemilihan media iklan yang paling efektif dan untuk persetujuan kredit.
3)      Komponen basis data pemasaran
Basis data pemasaran dibutuhkan untuk menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua manajer pemasaran. Basis data ini dibentuk dari input yang dimasukan ke sistem informasi ini. Basis data pemasaran ini terdiri dari riset pemasaran, data eksternal pemasaran dan data keuangan pemasaran sebagai berikut ini :

File di Basis data pemasaran


Nama file basis data pemasaran
Sumber data
Perilaku konsumen
Riset pemasara
Kebutuhan konsumen
Riset pemasara
Data pesaing
Eksternal (intellegent)
Peraturan pemerintah
Eksternal (intellegent)
Kondisi ekonomi
Eksternal (intellegent)
Transaksi penjualan
Sistem Informasi Akutansi- Siklus Pendapatan
Piutang dagang
Sistem Informasi Akutansi- Siklus Pendapatan
Back order
Sistem Informasi Akutansi- Siklus Pendapatan
Data pelanggan
Sistem Informasi Akutansi- Siklus Pendapatan
Data salesmen
Sistem Informasi Akutansi- Siklus Pendapatan
Data distributor
Sistem Informasi Akutansi- Siklus Pendapatan
Retur penjualan
Sistem Informasi Akutansi- Siklus Pendapatan


4)      Komponen input pemasaran
Untuk menghasilakn informasi yang dibutuhkan basis data harus dirancang dan diisi data-datanya. Data dari sistem informasi pemasaran diperoleh dari dua sumber, yaitu ;
a)     Sumber Internal terdiri dari dua bagiannya yaitu data keuangan dan data non-keuangan. Data keuangan sudah disimpan di baisis data akutansi dalam sistem TPS dan tidak perlu dikumpulkan lagi oleh sistem informasi pemasaran.
b) Sumber eksternal dibutuhkan untuk informasi-informasi manajemen tingkat atas. Sumber data pemasaran eksternal disebut juga dengan marketing intelligent data. Data pemasaran eksternal berhubungan dengan data pesaing, industri, aturan-aturan pemrintah. Data ekstrernal dapat dilihat dari pihak lain yang menjual basis data baik secara off-line atau on-line atau dapat dikumpulkan sendiri oleh pihak perusahaan.
 
 
SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI (TRANSACTION PROCESSING SYSTEM)


I.          Pengertian
Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.

II.          Alasan adanya sistem pemrosesan transaksi, yaitu :
a)   Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.
b)     Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi.

III.     Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut :
1)    Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut jenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.
2)    Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencarian data, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.
3)     Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnya menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah hutang pelanggan, dsb.
4)     Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa data menjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.
5)   Penyimpanan data : data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siap memenuhi kebutuhan para pengguna.
6)  Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam organisasi.
IV.          Sistem pengolahan transaksi memiliki beberapa karakteristik, antara lain sebagai berikut:


1)      Volume data yang di-proses relatif sangat besar.
2)      Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar.
3)      Kecepatan pengolahan di-perlukan sangat tinggi agar data yang banyak bisa diperoses dalam waktu singkat.
4)      Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya untuk keperluan internal.
5)      Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan, dsb.
6)      Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu.
7)      Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut suatu standar.
8)      Komputasi tidak terlalu rumit.
 
V.          Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu:
1)         Batch processing : data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atau ditumpuk, lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antara jam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00 sampai dengan jam 17:00.
2)           Online processing : data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima, yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya pemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.
3)    Real-time processing : pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan data hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.
4)       Inline processing: biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antara batch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket, dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online), tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00 malam.

Selain itu seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan teknologi internet maka dilahirkan sistem client-server yang populer dengan nama On Line Transaction Processing (OLTP). Prosedur pengolahan mirip dengan online-processing, perbedaan-nya adalah pada teknologi jaringan. Online processing menggunakan arsitektur jaringan terpusat (host-based) sementara OLTP menggunakan arsitektur client/server. Perkembangan dari OLTP melahirkan Customer Integrated System (CIS) yaitu sistem OLTP dimana user/pengguna melakukan sendiri transaksinya secara online, misalnya sistem mesin ATM (automatic teller machine), atau e-commerce (perdagangan lewat fasilitas elektronik).
 
 Sumber :
http://ismakurniawawan.blogspot.com/2012/12/sistem-informasi-akademik.html
HM, Jugiyanto. 2003. sistem teknologi informasi. Yogyakarta : ANDI.